1）电子文档的准确到达；

          2）电子文档经过阅读后反馈机制的落实；

          3）电子文档的不同层次的共享（部门、团队和全局内）；

          4）基于电子文档的共同编辑（比如公文的拟稿）。在这种状况下，企业就需要一个办公系统，统筹管理这些电子文档，以及电子文档的交换。

因此，我们可以知道，没有电子文档在信息化的办公环境的产生，就不会出现办公自动化系统的需求。换句话说，办公自动化系统的根本目的，是要管理办公产生的各种电子文档。我们可以规范办公自动化系统面对电子文档管理的几个重要功能要求：

          电子文档的集中管理

          电子文档的分类存储

      电子文档的共享

      电子文档的共同编辑

      电子文档的访问控制

          通过系统化的电子文档管理，我们可以做到：

          1）电子文档在不同层面进行信息共享（面向不同群组的传阅、面向公共的公告通知、论坛，等等）；

          2）电子文档可以进行有序的共享（通过一个流程，按照先后次序收集不同人员的意见，形成可读性很强的决策参考文档，比如：公文的拟稿、核稿和发送，单据的审核以及审核意见的获取，等等）；

          3）电子文档还可以进行自动控制，比如待办、日程安排，等等。到期了就可以发送即时消息，实现信息找人。