第一阶段：以数据处理为中心的传统办公系统，它的最大特点是应用基于文件系统和荚系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。但是此时的OA系统只是一个简单的工具，其主要目的是处理文字、文档、表格等，实现无纸化办公。这一阶段的OA系统提高了用户的文件管理水平及资料整理水平，但也只是对公文的流转和档案的整理起到了较大的帮助，缺乏对于办公过程中的沟通协作和角色权限的设计，所以用户应用效果不佳。

　　第二阶段：以工作流为中心的办公自动化系统，这一时期的办公自动化实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以E-MAIL、文档数据库管理、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。第二代办公自动化系统包含了众多的实用功能和模块，它以网络为基础，实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。这时的OA系统已经基本实现了自动化办公和协同办公。

　　第三阶段：以知识管理为核心的办公自动化系统，第三阶段OA的核心是知识管理。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在的知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。第三阶段OA的显著特点是信息、资源共享、实时通信以及与短信平台的完美结合。