事物的从无到有，都有个中原因，办公自动化系统也不例外。我们回顾一般企业的信息化进程，不难发现里面的原因。首先，我们传统的办公环境是纸面化的，一切都依赖于文书，各种单据、申请和报告成为日常办公的主要对象（或者说信息载体）。80年代开始，电脑和互联网的发展和普及，对传统办公环境的冲击是非常明显的。我们不再依赖手工，而是应用字处理软件（微软的Office产品、金山Office等等）来应付大量的日常办公需要。和纸面文档不一样，字处理软件产生的不是一份份的纸张，而是一个个的电子文档。当有了电子文档和便利的网络环境，我们就懂得了通过彼此交换电子文档，以达到信息的交流。电子邮件的流行，更使得这种信息交流手段成为主流。

          很快的，企业就会发现电子文档交换频繁了，网络目录的共享已经不能满足这样无序和频繁的交换。更甚者，这种无序的交换根本不能保证：

          1）电子文档的准确到达；

          2）电子文档经过阅读后反馈机制的落实；

          3）电子文档的不同层次的共享（部门、团队和全局内）；

          4）基于电子文档的共同编辑（比如公文的拟稿）。在这种状况下，企业就需要一个办公系统，统筹管理这些电子文档，以及电子文档的交换。

因此，我们可以知道，没有电子文档在信息化的办公环境的产生，就不会出现办公自动化系统的需求。换句话说，办公自动化系统的根本目的，是要管理办公产生的各种电子文档。我们可以规范办公自动化系统面对电子文档管理的几个重要功能要求：

          电子文档的集中管理

          电子文档的分类存储

      电子文档的共享

      电子文档的共同编辑

      电子文档的访问控制

          通过系统化的电子文档管理，我们可以做到：

          1）电子文档在不同层面进行信息共享（面向不同群组的传阅、面向公共的公告通知、论坛，等等）；

          2）电子文档可以进行有序的共享（通过一个流程，按照先后次序收集不同人员的意见，形成可读性很强的决策参考文档，比如：公文的拟稿、核稿和发送，单据的审核以及审核意见的获取，等等）；

          3）电子文档还可以进行自动控制，比如待办、日程安排，等等。到期了就可以发送即时消息，实现信息找人。