每个OA项目可能都曾深陷一个窘境：前期规划万无一失，系统部署按期完成，可偏偏系统真正应用起来效果不佳，要么抵触情绪强烈，要么系统应用与实际情况脱节。这不仅仅是一个OA项目的窘境，更是整个OA行业的窘境。

        究其缘由，传统管理软件中，所有的初始化、配置、优化、管理和维护都由系统管理员一人担当，这样的系统管理模式导致系统管理成为整个系统应用的瓶颈，不但效率低，还经常与应用脱钩，出现沟通失误，导致协调成本上升，而且，系统管理员没有办法照顾到每个用户的个性化需求，不能吻合个人的使用习惯，导致系统的推广受到抵制。

        通过对OA办公系统管理引入了分权管理的概念，将OA办公系统系统涉及到的各种配置分为三部分：系统级配置、应用级配置、个人级配置，相应的由系统管理员、应用管理员、用户进行过程管理和维护，系统管理员的主要工作集中在基础管理和安全管理上。从而对OA办公系统进行高效率的管理和维护，兼顾OA办公系统的严谨性考虑和员工的个性化需要。将一线员工纳入到系统管理中来，是OA办公系统创新之一。鉴于OA办公系统管理员技术知识丰富、业务经验不足的短处，一线员工的加入能够让流程制作、OA系统设置等尽量贴近实操环境，符合用户使用习惯，从而加强用户对OA办公系统的黏着度。OA办公系统是全员信息化的基础管理系统，每位用户都可能是OA系统的管理员，调动每位用户对系统应用的归属感和创造性是OA办公系统管理的新模式。